Genauigkeit und Transparenz bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung sind wichtige Eckpfeiler für das reibungslose Funktionieren eines jeden Unternehmens, insbesondere in Zeiten der Unsicherheit und des Wandels. Sie ist entscheidend für das Engagement, die Produktivität und das Wohlbefinden der Mitarbeiter und gewährleistet so eine gerechte Entlohnung für ihren Beitrag zum Erfolg des Unternehmens.
Dennoch bleiben die Herausforderungen bestehen.
Laut einer aktuellen Umfrage eines globalen Anbieters von zentralisierten Gehaltsabrechnungslösungen nehmen die Fehler bei der Gehaltsabrechnung zu. Nur 33 % der Unternehmen geben an, dass die Genauigkeit der Gehaltsabrechnung bei 90 % oder mehr liegt, während es vor 2020 noch 52 % waren.
Darüber hinaus entdeckt fast ein Drittel diese Fehler erst bei einer Prüfung der Lohn- und Gehaltsabrechnung, während ein Viertel sie nur entdeckt, wenn sie eine Beschwerde eines Arbeitnehmers erhalten.
Diese Situation ist besorgniserregend, da sie zu einem Anstieg der Klärungsanfragen von Arbeitnehmern führt: Tatsächlich berichtet fast die Hälfte der befragten Unternehmen von einem Anstieg der Anfragen zur Lohn- und Gehaltsabrechnung seit vor 2020. Doch trotz eines wachsenden Bewusstseins für diese Probleme planen nur 36 % der Unternehmen, diese Probleme in den nächsten zwei bis drei Jahren aktiv anzugehen.
Darüber hinaus gibt es einen zunehmenden Mangel an qualifiziertem Personal, das die Lohn- und Gehaltsabrechnung effektiv verwalten kann, wobei fast 48 % der Arbeitgeber von Schwierigkeiten berichten, die erforderlichen Fähigkeiten außerhalb ihres Unternehmens zu finden. Diese Situation wird noch dadurch verschärft, dass die Lohnabrechnungsteams viel Zeit mit sekundären Verwaltungsaufgaben verbringen. Mehr als ein Fünftel der befragten Unternehmen (22 %) gab an, dass ihre Teams mehr als 30 Stunden pro Woche mit der Konsolidierung von Daten zwischen den Systemen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung und den Systemen für die Personalverwaltung verbringen. Glücklicherweise gibt es vielversprechende Lösungen!
Fast 70 % der Unternehmen geben an, in den letzten drei Jahren häufigere interne Audits eingeführt zu haben, und 61 % haben Mitarbeiterbefragungen durchgeführt, um Fehler in der Lohn- und Gehaltsabrechnung aufzudecken.
Dennoch ist es die Automatisierung der Gehaltsabrechnungsprozesse, die die Effizienz erheblich steigern könnte, denn nur 53 % der befragten Unternehmen gaben zu, dass derzeit weniger als 30 % ihrer Gehaltsabrechnungsprozesse automatisiert sind.
Hier lohnt sich das Outsourcing der Lohn- und Gehaltsabrechnung an Spezialisten wie Ekspert wirklich.
Durch die Auslagerung der Lohn- und Gehaltsabrechnung können Unternehmen von den aktuellen Herausforderungen der Lohn- und Gehaltsabrechnung entlastet werden, wie z. B. der Suche nach und der Finanzierung von innovativen technologischen Lösungen sowie der Ausbildung und Entwicklung von Mitarbeitern.
Der Einsatz einer solchen Lösung würde nicht nur die Genauigkeit und Effizienz der Lohn- und Gehaltsabrechnung verbessern, sondern auch mehr Zeit für die Mitarbeiter schaffen, damit diese sich auf Aufgaben mit höherem Mehrwert konzentrieren können.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Lohn- und Gehaltsabrechnung weit mehr als nur eine Verwaltungsaufgabe ist. Sie ist eine wesentliche Säule des Unternehmens, die die nötige Aufmerksamkeit verdient, um sich zukunftsorientiert weiterzuentwickeln.
Die Beauftragung von Ekspert, einem Spezialisten für Lohn- und Gehaltsabrechnung und Abacus-Partner, stellt sicher, dass Sie in diesem komplexen und strategischen Prozess von erfahrenen Fachleuten umgeben sind.
*Quelle: ADP-The_potential_of_payroll-Global_payroll_survey_2022_CH_EN
Und wie kann sie kosteneffizienter gestaltet werden?
In der Welt der Personal- und Finanzabteilungen steht die Senkung der Kosten oft ganz oben auf der Prioritätenliste. Dieser Wunsch nach Kostenoptimierung hat sich nach der Pandemie noch verstärkt, um die langfristige Kontinuität der Geschäftstätigkeit zu gewährleisten.
Wussten Sie, dass die Vergütung im Durchschnitt 50-60 % der Ausgaben eines Unternehmens ausmacht?
Die Kosten für die Durchführung der Lohn- und Gehaltsabrechnung hängen von mehreren Faktoren ab, darunter die Größe des Unternehmens, das Betriebsmodell für die Lohn- und Gehalts-abrechnung und die Kantone/Länder, in denen die Mitarbeiter ansässig sind. Wenn Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnung intern verwalten, umfassen die Kosten den Kauf von Softwarelizenzen, die Installation von Hard- und Software sowie die personellen und materiellen Ressourcen, die für die Durchführung der Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie die Wartung und Aktualisierung der Infrastruktur für die Lohn- und Gehaltsabrechnung benötigt werden. Unternehmen müssen daher die Lohnverwaltung zu einer strategischen Überlegung machen.
Und genau hier kommt Ekspert – spezialisiert auf die Verwaltung der Lohn- und Gehaltsabrechnung und Abacus-Partner – ins Spiel!
Denn die Entscheidung für ein ausgelagertes Lohnabrechnungssystem kann zu erheblichen Einsparungen führen, die zwischen 15 und 35 % liegen.
Sehen wir uns an, wie :
Darüber hinaus ist es wichtig, die versteckten Kosten zu berücksichtigen, wie z. B. die Integration, Schulung und Ersetzung von Lohnabrechnungsfachleuten sowie Kosten für die Wartung der Systeme.
Durch die Auslagerung der Lohn- und Gehaltsabrechnung können Unternehmen die fixen Kosten der Lohn- und Gehaltsabrechnung in variable Kosten umwandeln, die auf der Anzahl der Mitarbeiter und der betroffenen Unternehmensstandorte basieren. Dies bietet mehr Flexibilität und ermöglicht Einsparungen in großem Maßstab.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Frage nach den Kosten der Lohn- und Gehalts-abrechnung zwar wichtig ist, dass es aber entscheidend ist, die potenziellen Einsparungen und langfristigen finanziellen Vorteile einer effizienten und kostengünstigen Lohn- und Gehaltsabrechnung zu berücksichtigen.
Wenn Ihr Unternehmen die Lohnverwaltung an Spezialisten wie den Abacus-Partner Ekspert outsourcen, können sie nicht nur erhebliche Einsparungen erzielen, sondern auch von einer hoch entwickelten Expertise im Bereich der Lohn- und Gehaltsabrechnung und der lohnbezogenen Administration in der Schweiz profitieren.
Ihr Abacus-Partner erklärt Ihnen die möglichen Auswirkungen dieser Veränderung.
Liebe Berufstätige, am Horizont des Schweizer Arbeitsmarkts zeichnet sich eine große Veränderung ab.
Stellen Sie sich eine Umgebung vor, in der jeder Arbeitnehmer im Krankheitsfall von einer erhöhten finanziellen Sicherheit profitiert. Genau das schlägt die jüngste parlamentarische Initiative der Schweiz vor, die das Ende der Berner, Zürcher und Basler Skalen, wie wir sie kennen, bedeuten könnte.
Nach Artikel 324a des OR erhalten kranke Angestellte ihren Lohn für eine bestimmte Zeit, aber erst nach drei Monaten Beschäftigung. Derzeit wird dies entweder über die kantonalen Skalen oder über eine Kollektivversicherung geregelt. Die kantonalen Skalen variieren je nach Dienstalter und bieten bis zu drei Monatslöhne nach fünf Dienstjahren. Im Gegensatz dazu garantiert die Kollektivversicherung mindestens 80% des Lohns für bis zu 730 Tage, wobei die Prämie teilweise vom Arbeitgeber übernommen wird.
Der Schweizer Nationalrat hat kürzlich einen Antrag für ein neues Gesetz angenommen, das Arbeitgeber dazu verpflichtet, alle Arbeitnehmer gegen Lohnausfall im Krankheitsfall zu versichern. Diese Maßnahme soll einen einheitlicheren Schutz bieten und die derzeitigen Unterschiede vermeiden. Sie wirft jedoch vor allem für kleine Unternehmen Fragen zu den finanziellen Auswirkungen dieser Verpflichtung auf.
Wie wird sich dies auf die Verwaltung der Lohn- und Gehaltsabrechnung auswirken?
Bei Ekspert – Swiss Payroll Specialist und Abacus Partner – verfolgen wir diese gesetzlichen Entwicklungen genau, um Ihnen Lösungen für die Verwaltung und das Outsourcing der Lohn- und Gehaltsabrechnung anzubieten, die diese Veränderungen vorwegnehmen. Unser Fachwissen ermöglicht es uns, die Lohnabrechnungspraktiken Ihres Unternehmens anzupassen und so die Einhaltung der Vorschriften und die finanzielle Optimierung in der sich verändernden Gesetzeslandschaft zu gewährleisten.
Stellt diese Entwicklung für Schweizer Unternehmen eine Chance oder eine Herausforderung dar?
Wie bereitet sich Ihr Unternehmen darauf vor, in diesem neuen Rahmen zu navigieren?
Wir bei Ekspert, die auf die Verwaltung der Schweizer Lohn- und Gehaltsabrechnung spezialisiert sind, sind da, um Ihre Frage zu beantworten!
Worauf müssen Sie achten, wenn Sie ein Sabbaturlaub beantragen, um die Pensionskasse, die AHV und die Versicherungen zu informieren?
Das hängt davon ab, ob Ihre Mitarbeiterin/Ihr Mitarbeiter während des Sabbaturlaub bezahlt wird, dann werden die Beiträge zur ersten und zweiten Säule (siehe unten) weiter gezahlt.
Wenn dies nicht der Fall ist, achten Sie darauf, dass Sie Ihren Arbeitnehmer/Ihre Arbeitnehmerin über Folgendes informieren, da die Folgen schwerwiegend sein können.
Wenn der Hauptwohnsitz des Mitarbeiters/der Mitarbeiterin in der Schweiz bleibt, besteht die Beitragspflicht für die erste Säule (AHV/IV) weiter. Im Ausland endet die Beitragspflicht, aber es ist manchmal möglich, freiwillig Beiträge an die AHV/IV zu entrichten, um Vorsorgelücken zu vermeiden.
Ein unbezahlter Urlaub kann zu einer Lücke in der eigenen Pensionskasse führen. Dies kann jedoch durch freiwillige Beiträge in die 2. Säule verhindert werden. Die Beiträge können im Nachhinein geleistet werden.
Einschränkungen gelten bei einer Beurlaubung von einem Kalenderjahr oder mehr.
UNFALLVERSICHERUNG:
Diese ist 31 Tage nach Beendigung des Anspruchs auf mindestens die Hälfte des Gehalts nicht mehr gültig. Daher können Sie ihm bei einer längeren Zeit ohne Lohn empfehlen, eine sogenannte “Abredeversicherung” abzuschließen, mit der die Unfallversicherung des Unternehmens um bis zu sechs Monate verlängert werden kann.
VERSICHERUNG DES APG-KRANKENGELDES :
Ebenso können Sie ihm empfehlen, seine Krankentagegeldversicherung entsprechend zu erweitern.
SOZIALE SICHERHEIT :
Die Minijob-Grenze steigt von 450 € pro Monat auf 538 € pro Monat.
Der Übergangsbereich zwischen der Minijobgrenze und der Versicherungspflicht erhöht sich von 450,01 € bis 850 € monatlich auf 538,01 € bis 2.000 € monatlich.
Auch die Beitragsbemessungsgrenzen in der Sozialversicherung steigen. In der Arbeitslosenversicherung steigt die Beitragsbemessungsgrenze von 82.500 Euro pro Jahr auf 85.200 Euro pro Jahr. In der Krankenversicherung steigt die Beitragsbemessungsgrenze für Arbeitnehmer von 58.250 Euro pro Jahr auf 60.500 Euro pro Jahr. In der Rentenversicherung steigt die Beitragsbemessungsgrenze für Arbeitnehmer von 82.500 € pro Jahr auf 85.200 € pro Jahr und für Selbstständige von 71.500 € pro Jahr auf 74.400 € pro Jahr.
EINKOMMENSTEUER :
Steuerfreies Grundeinkommen: Der Grundfreibetrag steigt von 10.908 € auf 11.604 €.
Kinderfreibetrag: Der Kinderfreibetrag steigt von 3.192 € auf 3.350 €.
Steuersatz: Die Grenzsteuersätze werden um 6,3 % erhöht. Der Spitzengrenzsteuersatz von 42 % wird auf ein zu versteuerndes Einkommen von 66.761 € oder mehr angewandt.
AUSWIRKUNGEN :
Die Änderungen bei der Sozialversicherung und der Lohnsummensteuer wirken sich positiv auf die Arbeitnehmer aus. Durch die Anhebung der Minijob-Grenze und des Übergangsbereichs können mehr Arbeitnehmer in den Genuss der Versicherungsfreiheit kommen. Durch die Anhebung der Beitragsbemessungsgrenzen verbleibt den Arbeitnehmern mehr von ihrem Einkommen. Die Anhebung des Grundfreibetrags und des Kinderfreibetrags führt zu einer geringeren Steuerbelastung.
Insgesamt führen die Änderungen zu einer Entlastung der Arbeitnehmer.
EIN ECHTER FLEXIBLER RENTENALTER : ab dem 1. Januar 2024 wird das Rentenalter in der Schweiz durch das Referenzalter ersetzt. Dies ermöglicht einen flexibleren Ruhestand mit Maßnahmen wie dem flexibleren Rentenbezug und dem Rentenvorbezug zwischen 66 und 70 Jahren.
HARMONISIERUNG DES REFERENZALTERS FÜR FRAUEN UND MÄNNER: Das Rentenalter für Frauen wird ab dem 1. Januar 2025 schrittweise von 64 auf 65 Jahre angehoben und bis 2028 harmonisiert.
REFERENZALTER FÜR DIE BERUFLICHE VORSORGE (BVG-2. Säule): das Referenzalter für die berufliche Vorsorge wird an das der AHV angeglichen und bietet ähnliche Möglichkeiten zwischen 63 und 70 Jahren sowie die Teilpensionierung.
HOME OFFICE VON GRENZÜBERSCHREITERN: französische Grenzgänger können bis zu 40 % ihrer Arbeitszeit von zu Hause aus erledigen, bei italienischen Grenzgängern ist Telearbeit bis zu 25 % ihrer vertraglich festgelegten Zeit zulässig.
Die Renaissance KMU Anlagestiftung hat sich langfristig am Kapital der ekspert SA beteiligt. Der Gründer, Tarek Almagbaly, bleibt weiterhin am Kapital des Unternehmens beteiligt und wird auch als Präsident aktiv bleiben. Jean Bochud, seit zwei Jahren aktueller COO des Unternehmens, übernimmt die allgemeine Leitung als CEO. Der Verwaltungsrat wird zudem durch Jean-Jacques Suter, ehemaliger CEO der Sage Group in der Schweiz, als unabhängiges Mitglied verstärkt, und Xavier Paternot wird die Renaissance-Stiftung vertreten. Renaissance positioniert sich an der Seite des Managements und aller Teams, um die erfolgreiche Entwicklung des Unternehmens fortzusetzen. Denn die Kunden sollen auch weiterhin von qualitativ hochwertigen Dienstleistungen profitieren können.
Tarek Almagbaly, Gründer von ekspert: « Mit ihrer langjährigen Erfahrung ist Renaissance der ideale Partner für uns. Seine lokale Ausrichtung garantiert dem Unternehmen, seinen Mitarbeitern, Kunden und Lieferanten die Sicherheit und stabilität, die sie suchen. Wir freuen uns darauf, gemeinsam den Erfolg der Aktivitäten von ekspert fortzusetzen. » Tarek Almagbaly bleibt dem Unternehmen als Präsident und Aktionär verbunden.
Jean Bochud, CEO von ekspert: « Wir freuen uns, auf einen starken und zuverlässigen Partner zählen zu können, um die sehr wichtige Entwicklung zu begleiten, die unser Unternehmen in den kommenden Jahren dank des starken Outsourcing-Willens unserer Kunden erwartet. »
Xavier Paternot, geschäftsführender Gesellschafter von Renaissance: « Renaissance freut sich sehr, in ekspert investiert zu haben. Seit seiner Gründung hat sich ekspert als unumgänglicher Dienstleister für internationale Unternehmen und Schweizer KMU etabliert. Seine Fokussierung, der hohe Automatisierungsgrad seiner Abläufe und das außergewöhnliche Know-How seiner Teams machen es zu einem der Marktführer. Große Wachstumschancen bestehen auch im Bereich der Lohn- und Gehaltsabrechnung, die immer mehr Unternehmen an Spezialisten delegieren möchten. »
Von Outsourcing spricht man, wenn ein Unternehmen einen externen Dienstleister beauftragt, bestimmte Tätigkeiten auszuführen, die indirekt oder direkt mit seinem Geschäft zusammenhängen. Wörtlich übersetzt bedeutet dies eine “externe Quelle” für Leistungen. Dieses Konzept ist nicht mit Outsourcing zu verwechseln.
Als Anbieter von ausgelagerten Dienstleistungen können wir verstehen, wie dieses System von innen heraus funktioniert, und diese Methode der Zusammenarbeit sowohl im Vorfeld als auch im Nachgang bestmöglich verwalten.
Bei Ekspert bieten wir diese Art von Dienstleistungen nicht nur an, sondern nutzen sie auch selbst: Unsere Kunden lassen ihre Buchhaltung und Lohnbuchhaltung von uns erledigen, und wir delegieren einige unserer internen Aufgaben.
Derzeit lagern wir einen Teil unserer IT-Abteilung aus, z. B. die Serververwaltung, die Netzwerkadministration und die Telefonie. Wir beauftragen auch vertrauenswürdige externe Dienstleister damit, einen Teil unseres Personalmanagements und bestimmte Aspekte des Marketings zu übernehmen.
Indem sie einen Teil ihres Arbeitspensums an Spezialisten abgeben, können sich unsere Kunden in aller Ruhe ganz ihrem Beruf widmen: Outsourcing ermöglicht es Unternehmen, sich auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren, d. h. auf ihr Kerngeschäft, ohne sich um Nebenaufgaben kümmern zu müssen, die zwar für das reibungslose Funktionieren der professionellen Struktur notwendig, aber oft komplex und zeitaufwendig sind.
Aber Vorsicht: Ein häufig begangener Fehler, auf den man stößt, besteht darin, einen Prozess auslagern zu wollen, der ein Problem darstellt. Der Glaube, dass die Auslagerung dieses Problems dieses löst, führt in die Katastrophe und der Misserfolg ist vorprogrammiert. Das Problem, das der Prozess hat, muss unbedingt gelöst werden, bevor man ihn auslagert. Die Lösung des Problems führt im Übrigen zu einem besseren Verständnis des Prozesses und damit zu einer erfolgreichen Auslagerung des Prozesses.
Einen Prozess auslagern zu wollen, muss auch bedeuten, eine langfristige Partnerschaft mit dem Anbieter seiner Wahl aufbauen zu wollen. Und in dieser Partnerschaft muss jeder Akteur seine Verantwortung übernehmen und behalten, um ein reibungsloses Funktionieren zu gewährleisten.
Die Implementierung eines neuen Abrechnungssystems ist oft Gegenstand zahlreicher Überlegungen. Es wird allgemein angenommen, dass eine solche Änderung erst zu Beginn des Geschäftsjahres vorgenommen werden sollte. Dabei handelt es sich um eine vorgefasste Meinung. Entdecken Sie mit uns, warum es nicht nur möglich, sondern auch vorteilhaft ist, die Umstellung während des Jahres vorzunehmen.
Zunächst einmal sind Jahresanfang und Jahresende, wenn die Verwaltung viel zu tun hat, selten die Zeit für große Veränderungen. Bilanzen, Abschlüsse, Gehälter, Steuern… Ihre Personalabteilung hat genug zu tun. Die Einführung eines neuen Lohnabrechnungssystems erfordert jedoch Zeit, Genauigkeit und viele Berechnungen. Die Entscheidung, den Übergang in einer ruhigen Phase, d. h. im Laufe des Jahres, zu vollziehen, trägt dazu bei, ihn effizient und zufriedenstellend zu gestalten. Die Umstellung ist nicht nur bequemer, sondern hat auch einen technischen Vorteil.
Technisch gesehen müssen die Gehälter seit Beginn des Jahres neu berechnet werden. Dies mag auf den ersten Blick mühsam und überflüssig erscheinen, hat aber in Wirklichkeit viele Vorteile. Erstens ermöglicht die Überprüfung der zuvor festgelegten Aktionen eine Prüfung der Einstellungen und Berechnungen des aktuellen Dienstleisters des Kunden. Dies ist auch eine Gelegenheit, mögliche Fehlinterpretationen der Lohn- und Gehaltsregeln des Kunden oder der in einem Tarifvertrag beschriebenen Regeln durch den aktuellen Dienstleister zu korrigieren und eine neue Parametrisierung der Lohn- und Gehaltskomponenten mit den tatsächlichen Produktionsdaten zu validieren. Die vorgenommenen Einstellungen werden dann direkt so weit wie möglich an Ihre Bedürfnisse angepasst.
Darüber hinaus ermöglicht die Implementierung eines neuen Lohnsystems im Laufe des Jahres eine schrittweise Aneignung der Lohnverwaltung über unser Abacus-Tool (mit einigen Monaten paralleler Lohnverarbeitung für unsere SaaS-Kunden). Die Kunden können auch auf unsere Parametrisierung des Lohnreglements und der Buchhaltung mit Massenerfassungen oder über Schnittstellen zu Drittapplikationen rückversichert werden. Der Vergleich zwischen den alten und den neuen Parametern ermöglicht es, die Richtigkeit der Zahlen zu bestätigen und hypothetische Rechenfehler aufzudecken. Letztere können dann sofort korrigiert werden.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass ein Wechsel des Zahlungssystems im Laufe des Jahres aus mehreren Gründen vorteilhaft ist. Zunächst ist es ein hervorragendes Mittel, um sicherzustellen, dass bislang keine Fehler gemacht wurden. Es ermöglicht auch, die Berechnungen zu aktualisieren, damit sie den Sozial- und Steuerbeiträgen mit jährlichen Grundlagen und Höchstgrenzen so nahe wie möglich kommen. Das System wird also mit Sicherheit für die Sozialversicherungs- und Steuererklärung am Jahresende korrekt sein. Ein Ratschlag jedoch: Diese Übung bringt bis zur Mitte des Kalenderjahres zahlreiche Vorteile mit sich; nach dem Sommer kann sie aufgrund der Arbeitsbelastung und der Kosten, die sie verursacht, belastend werden.