Ce n’est pas parce qu’un logiciel comptable est excellent que l’on peut se passer de l’expérience d’un utilisateur expérimenté. Abacus est une solution puissante qui peut s’adapter aux besoins des entreprises les plus diverses. Encore faut-il savoir comment!
Tous les entrepreneurs ont un trait de caractère commun: ce sont des personnalités qui aiment agir, et mettre les mains dans le cambouis. C’est pourquoi, souvent, ils préfèrent faire les choses eux-mêmes, y compris les tâches dont ils ne sont pas spécialistes, ou qui n’ont aucune valeur-ajoutée pour l’entreprise. En cela, ils sont encouragés par l’abondance de l’offre informatique, qui donne l’illusion qu’il est facile de tout faire soi-même.
Car en effet, c’est une illusion! Par exemple, il ne suffit pas d’acheter un logiciel de traitement d’images pour réaliser ses propres affiches publicitaires. De même dans le domaine comptable: ce n’est pas parce qu’il existe des logiciels de comptabilité que l’on peut se passer du savoir-faire d’un expert.
En effet, un logiciel comptable est généralement un outil puissant, dont les fonctions dépassent de loin les besoins spécifiques de chaque utilisateur. Il est donc facile de s’y perdre. Il est aussi fréquent qu’un logiciel couvre 90% des besoins d’une entreprise, mais qu’il lui manque une fonction spécifique dont le développement personnalisé représentera des frais supplémentaire.
Pour toutes ces raisons, il peut être avantageux de s’appuyer sur l’expertise de quelqu’un qui s’en sert depuis longtemps pour implanter un logiciel chez soi. Seul, un entrepreneur perdra son temps à essayer de réduire ses propres besoins aux fonctions basiques du logiciel. Mais un utilisateur expérimenté pourra l’aider à adapter le logiciel à ses besoins spécifiques… tout en lui épargnant beaucoup d’énervement!
Voici trois exemples pour illustrer ce qui précède:
Un bouton pour la TVA
La comptabilisation de la TVA a donné des cheveux blancs à plus d’un entrepreneur suisse. Monsieur A. fait partie de ceux-là. Pour sa comptabilité, il avait commencé par utiliser un logiciel inadapté aux exigences locales. Lorsqu’en fin d’exercice, il s’est adressé à une fiduciaire pour sa déclaration d’impôts, il a naturellement été incapable de leur fournir
En implantant chez lui un logiciel comme Abacus avec l’aide d’un utilisateur expérimenté, Monsieur A. aurait pu être informé de la manière la plus efficace de comptabiliser la TVA, et en fin d’année, il lui aurait suffit d’appuyer sur un bouton pour obtenir tous les documents nécessaires.
La fonction manquante
Ah, la Suisse, ses paysages somptueux, son air pur… et son fédéralisme! L’entreprise B. en a fait l’expérience lorsqu’elle s’est implantée dans le canton de Vaud. En effet, contrairement à d’autres, l’administration fiscale vaudoise exige de la part des entreprises une liste des salariés qui ont leur domicile fiscal en France: nom, numéro d’AVS, montant des gains, etc. Certes, l’entreprise B. utilise Abacus, un logiciel suisse… mais aucune fonction ne permet de créer automatiquement une telle liste !
En s’adressant dès le départ à un utilisateur chevronné qui a déjà trouvé la solution à ce cas de figure en créant une extension du logiciel ad hoc, l’entreprise B aurait pu s’épargner des frais de développement supplémentaires.
Une extension qui tombe à pic
La société C. a connu une croissance fulgurante. En trois ans seulement, elle est passée de deux salariés dans 70m2 à douze salariés… toujours dans 70m2. Et qui dit plus de salariés dit aussi plus de classeurs fédéraux, remplis de papiers administratifs ! La société C. aurait pu déménager, mais elle aurait perdu les avantages liés à sa situation au centre-ville.
Qui aurait pensé que la solution se trouverait… dans leur logiciel comptable?! Le spécialiste d’Abacus, à qui la société C. délègue sa comptabilité, a pu informer les dirigeants que ce logiciel permet une gestion zéro papier de l’administration et des salaires ! Une solution pour s’épargner un classement fastidieux, archiver efficacement les documents existants, et donner à chaque salarié un accès en ligne à ses fiches de salaire en PDF. Adieu les bibliothèques remplies de papier !