Ce papier rempli de cases roses et d’abréviations étranges est souvent synonyme de casse-tête pour les employeurs ; quelles sont les prestations à déclarer ? Quelles sont les règles à respecter dans le cas de remboursements de frais ? Et les allocations, doit-on les annoncer ou non ? Voici tous nos conseils pour créer un certificat de salaire selon les règles de l’art.
Un certificat de salaire est un titre destiné aux autorités fiscales suisses, qui doit être complété selon les normes et règles en vigueur dans le canton correspondant. Délivré chaque année par l’employeur, – généralement au début de l’année civile ou selon son entrée en fonction, le certificat de salaire atteste de l’ensemble des sommes versées à l’employé dans le cadre de son contrat de travail, durant l’année écoulée. Ainsi, les avantages, prestations et allocations appréciables en argent doivent y figurer. À noter qu’il est strictement interdit de délivrer plusieurs certificats de salaire pour les sommes d’une même année, excepté si l’employé a travaillé dans plusieurs services différents, dans que cas le nombre total de certificats délivrés doit être indiqué dans la rubrique correspondante.
L’employé se voit parfois octroyer certains avantages financiers, tels que les déplacements (véhicule de fonction, trajets en transports publics) ou les repas. La valeur marchande de ces avantages doit alors figurer dans le certificat de salaire afin que l’employé obtienne un remboursement de frais. Attention cependant à certaines exceptions non-déclarables, telles que les chèques REKA, l’utilisation privée d’outils de travail (ordinateur, téléphone) ou encore l’abonnement demi-tarif des CFF.
Quelques précisions
- Les allocations (de naissance, familiales, travail de nuit, de mobilité, etc.) font partie du salaire à déclarer et doivent donc figurer dans le certificat de salaire. Cependant, si ces dernières ne sont pas versées par l’employeur mais directement par la caisse de compensation, elles n’apparaîtront dans le CS qu’en remarque.
- Il est souhaitable de préciser dans le certificat de salaire si l’employé en question travaille à temps partiel.
- Dans le cas où l’employé possède un droit de participation de collaborateur sur l’entreprise (actions ou obligations), il est nécessaire de joindre en annexe du CS un détail des calculs, pour assurer un traitement des salaires correct.
- Un certificat de salaire valable est un certificat portant une signature de l’employeur, excepté ceux dont l’établissement est entièrement automatisé. Dans ce cas, un code barre correspondant est généré.
Quoi qu’il en soit, en cas de doute à ce sujet, vous pouvez toujours vous reporter au guide de l’établissement des certificats de salaire et de l’attestation des rentes, édité par la Conférence suisse des impôts et mis à jour tous les ans. Vous pouvez également vous renseigner auprès de nos Eksperts, qui sont là pour vous conseiller et vous soutenir dans vos décisions.